Mené au moins une fois tous les 2 ans, l'entretien professionnel est un outil indispensable de gestion des compétences et des perspectives d'évolution des salariés. A ce titre, une préparation est nécessaire pour tirer le meilleur profit des informations fournies par le salarié. Voici quelques clés pour préparer, mener et réussir l'entretien professionnel avec les salariés.
La préparation de l'entretien professionnel
L'entretien professionnel a pour objectif de suivre le parcours professionnel du salarié et recueillir le bilan de sa situation dans son poste en termes de compétences et de perspectives d'évolution. Pour que l'efficacité de l'entretien soit optimale, il faut réaliser une trame afin de lister tous les points à traiter :
- La situation du salarié : poste occupé, activités principales, tâches réalisées...
- Les compétences acquises, mobilisées et à développer dans le cadre du poste du salarié
- Les actions possibles à mettre en œuvre à la suite de l'entretien : formation professionnelle, transformation du poste...
Veuillez trouver le guide d'entretien individuel ici.
Bon à savoir : la CNCT met à votre disposition une trame type établie par ses soins
L’entretien professionnel ne doit pas être automatiquement conduit par le chef d’entreprise et peut être délégué à un responsable dès lors que celui-ci connaît bien le poste du salarié et son environnement.
En vue de l'entretien professionnel, prévenez le salarié à l’avance pour qu’il puisse le préparer : informez-le de la date et des modalités de l'entretien professionnel afin qu'il puisse préparer ses réponses. Vous pouvez également lui donner la trame de l’entretien que vous avez prévue.
Attention à la terminologie employée : préférez par exemple « inviter » le salarié à un temps d’échange plutôt que de le « convoquer » à un entretien.
De votre côté, préparez l'entretien et son déroulé : rassemblez les informations sur le salarié (diplôme, formations suivies, activités dans son poste actuel, …), reprenez le compte-rendu du dernier entretien, faites le point sur les projets de l’entreprise et les possibilités de nouvelles activités ou d’évolution pour les salariés.
Concernant la tenue de l'entretien lui-même, prévoyez une durée d’environ une heure sur le temps de travail du salarié dans un lieu calme. Arrangez-vous pour ne pas être dérangés sur cette tranche horaire.
Mener l'entretien professionnel
Lors de l'entretien professionnel, il est indispensable de donner du temps au salarié pour exprimer ses attentes : visions sur le poste, appréhensions, perspectives d'évolution, adéquation entre son projet professionnel et son poste... Le ton utilisé par le responsable d'entretien doit être neutre.
En déroulant la grille d'entretien, échangez avec lui pour déterminer des perspectives d'évolution réalistes : d'une part en fonction de ses attentes, et d'autre part en fonction des possibilités d'évolution ou des projets de l'entreprise. Des projets que vous pourrez présenter succinctement afin d'envisager de réelles perspectives pour le salarié.
Veuillez trouver une fiche d'évaluation des compétences ici.
Dans cette optique, prenez le temps de laisser le salarié s'exprimer, afin d'obtenir un maximum d'informations à renseigner sur la grille d'entretien professionnel. N'hésitez pas à reformuler avec lui ses propos, pour être sûr de saisir les différents points abordés pendant l'entretien. Vous pouvez réaliser un point à chaque nouvelle étape de l'entretien, ceci afin qu'aucune incompréhension ne subsiste.
A l'issue de l'entrevue, la grille d'entretien renseignée doit être produite en deux exemplaires ; relisez d'abord avec le salarié l'ensemble des points notés sur la grille d'entretien, avant de lui faire signer avec son accord. Une copie est alors conservée par le salarié, et une autre par l'entreprise.
Des questions ? contactez le service juridique CNCT au 01.44.29.90.62 mail juridique@lacnct.fr